Gruß- und Abschiedsformel in englischen Briefen und E-Mails

Zur Frage, wie man jemandem in einem Brief oder einer E-Mail am besten auf Englisch anspricht und verabschiedet, findet ihr im Internet haufenweise Artikel und Hinweise. Auf kaum eine Frage werden jedoch so viele veraltete Antworten gegeben mit teilweise völlig unüblichen Redewendungen, die heutzutage kein Mensch mehr verwendet. Wir wollen euch deshalb bei diesem Thema helfen und euch auf den neuesten Stand bringen. So macht ihr im Schriftverkehr eine gute Figur und erspart euch unnötige Peinlichkeiten.

Generelle Hinweise

Egal, um welche Art von Schreiben es sich handelt, es ist selbstverständlich immer gut, den richtigen Adressaten zu kennen. Wenn es bspw. um eine Bewerbung geht, dann ist dessen Name in der Regel aus der Stellenanzeige bekannt. Ansonsten genügt ein kurzer Anruf bei der betreffenden Firma/Institution/etc., um den Empfänger herauszufinden. So ein Anruf zeigt euer generelles Interesse und macht deshalb immer einen guten Eindruck.

Der vielleicht größte Unterschied zwischen dem Englischen und dem Deutschen ist, dass Englisch nicht nur in der gesprochenen Sprache sondern auch im Schriftverkehr deutlich informeller ist als Deutsch. Viel schneller wird im Englischen auf die Verwendung des Vornamens übergegangen als im Deutschen. Und das gilt nicht nur für die allgemein hemdsärmeligen Amerikaner, sondern auch für die häufig ein wenig reservierten Briten. Diesen etwas lockereren Umgangston im Englischen solltet ihr aber keinesfalls mit Unhöflichkeit oder Kumpanei verwechseln. Man kann im Englischen durchaus einen Brief mit „Dear George oder Dear Charlotte“ einleiten und im Anschluss einen sehr formellen Text schreiben. Was auf Deutsch wie ein Widerspruch klingt, ist es im Englischen keineswegs.

Und noch ein wichtiger praktischer Hinweis. Wenn ihr euch nicht sicher seid, wie ihr auf ein englisches Schreiben reagieren sollt, dann ist es nie ein Fehler, die gleiche Anrede wie euer englischsprachiges Gegenüber zu verwenden. Wenn euch z.B. der Personalchef einer Firma in einer Antwort-Mail auf eure Bewerbung mit „Hi Sophie oder Hi Lukas“ anspricht, dann könnt ihr selbstverständlich „Hi John“ zurückschreiben. Auch wenn der Personalleiter hierarchisch über euch steht und ihr etwas von ihm wollt, ist es im Englischen völlig legitim, die gleiche Art der Anrede zu verwenden. Wenn ihr das nicht tut, läuft ihr sogar eher Gefahr, als sehr zurückhaltend und wenig kommunikativ wahrgenommen zu werden.

Die richtige Grußformel

Bei einem Mann/Männern

„Dear Mr Smith“ – Die standardmäßige höflich-formelle Anrede wenn der Empfänger bekannt ist.

„Dear/Hi/Good morning/… George“ – Die standardmäßige Anrede wenn ihr bereits informeller mit dem Empfänger kommuniziert.

„George“ – Amerikaner und Briten sind Freunde von Kurzformen. Deshalb ist es v.a. in E-Mails nicht ungewöhnlich, das „Dear“ oder „Hi“ komplett wegzulassen und nur den Vornamen zu verwenden.

„Dear Sirs“ – Eher im britischen Englisch gebräuchlich wenn die männlichen Adressaten unbekannt sind.

„Gentlemen“ – Eher im amerikanischen Englisch gebräuchlich wenn nur Männer angesprochen werden sollen. Also die richtige Anrede, wenn ihr z.B. Mitglied in einer Fraternity (männlichen Studentenverbindung) seid.

Bei einer Frau/Frauen

„Dear Mrs Smith“ – Die standardmäßige höflich-formelle Anrede wenn die Empfängerin bekannt ist.

„Dear Ms Smith“ – Eine „Miss“ ist eine unverheiratete Frau und entspricht in etwa dem deutschen „Fräulein“. Obwohl sie noch in vielen Artikeln genannt wird, verwendet bitte niemals diese Anrede! Zum einen weil ihr normalerweise nicht wisst, ob eine Frau verheiratet ist und zum anderen, wann habt ihr zum letzten Mal auf Deutsch eine Frau „Fräulein“ genannt? Als lasst es bitte auch auf Englisch bleiben.

„Dear/Hi/Good morning/… Charlotte“ – Die standardmäßige Anrede wenn ihr bereits informeller mit der Empfängerin kommuniziert.

„Charlotte“ – Siehe die Ausführungen weiter oben zu George.

„Dear Madam“ – Eher im britischen Englisch gebräuchlich wenn die weiblichen Adressaten unbekannt sind.

„Ladies“ – Eher im amerikanischen Englisch gebräuchlich wenn nur Frauen angesprochen werden sollen. Also die richtige Anrede, wenn ihr z.B. Mitglied in einer Sorority (weiblichen Studentenverbindung) seid.

Bei unbekanntem oder gemischtem Geschlecht bzw. bei mehreren Personen

„Dear Sir or Madam“ – Eine formelle Anrede, die eher im britischen Englisch gebräuchlich ist.

„Ladies and Gentlemen“ – Eine formelle Anrede, die eher im amerikanischen Englisch gebräuchlich ist. Da amerikanisches Englisch weltweit auf dem Vormarsch ist, tendieren wir eher zu dieser Anredeform.

„Dear Dana Smith“ – Manche englischen Vornamen mögen euch so unbekannt sein, dass ihr das Geschlecht nicht eindeutig bestimmen könnt. In solchen Fällen bietet das Englische eine schöne und durchaus gebräuchliche Variante der Anrede. Ihr verwendet einfach ein „Dear“ in Kombination mit dem vollen Namen (und ohne Mr oder Mrs).

„To whom it may concern“ – Eher für die Anrede von Behörden/Institutionen zu gebrauchen, wenn der Adressat völlig unbekannt ist oder es sich um eine Gruppe von vielen Personen handelt.

„Hi Charlotte and George“ – Eine informelle Anrede mehrerer Personen.

„Dear Mrs Miller, Dear Mr Smith“ – Wenn ihr mehrere Personen höflich-formell ansprechen wollt, dann empfiehlt sich die Verwendung von jeweils einem „Dear“ in Kombination mit dem Namen.

„Dear/Hi all“ – In Zeiten der elektronischen und etwas informelleren Kommunikation eine sehr gebräuchliche Anrede einer gemischten Gruppe aus Frauen und Männern.

„Dear Team/Co-workers“ – Ebenfalls eine sehr gebräuchliche Anrede für ein Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern. Wir würden euch eher die „Team-Variante“ empfehlen.

Bei Personen mit einem bestimmten Berufstitel

„Dear Dr/Prof Smith“ – Für Studenten natürlich eine ganz wichtige Anredeform. Wenn ihr es mit einem Professor und/oder Doktor zu tun habt, dann verwendet ihr wie auch im Deutschen die entsprechende Abkürzung vor dem Namen.

„Dear Senator/Judge/Admiral/Captain/Reverend/Rabbi/Imam/etc. Smith“ – Eine im Englischen sehr häufig verwendete Form der Anrede ist die Kombination eines Berufstitels mit dem Namen, also z.B. bei einem Senator namens Smith „Dear Senator Smith“. Gleiches gilt auch bei vielen Berufen im politischen, militärischen und religiösen Bereich. Diese Anrede hat auch den Vorteil, dass man das Geschlecht des Empfängers nicht zwangsläufig kennen muss.

„Dear Staff Director“ – Ein Beispiel für eine Anrede mit Berufsbezeichnung, die auf manchen Websites noch empfohlen wird. Übersetzt das bitte mal ins Deutsche („Sehr geehrter Personalleiter“). Würdet ihr so ein Bewerbungsschreiben einleiten? Also bitte die Finger davon lassen!

Weitere gute Beispiele für Grußformeln findet ihr auf der Website von Reference.com.

Zeichensetzung bei der Grußformel

Eine Frage, die sich im Zusammenhang mit der Begrüßungsformel im Englischen immer wieder stellt, ist die richtige Zeichensetzung bei der Anrede. Eine pauschal richtige Antwort darauf gibt es leider nicht, denn sie hängt in der Tat davon ab, wo der Adressat eures Schreibens sitzt.

Großbritannien: Als Freunde der Vereinfachung lassen die Briten alle Satzzeichen in der Begrüßungsformel weg. Nach Großbritannien schreibt ihr also „Dear Mr Smith“ ohne Punkt nach Mr/Mrs und ohne Satzzeichen nach Smith.

USA: Die Amerikaner scheinen hingegen Freunde von Satzzeichen zu sein, denn sie setzen sowohl nach dem Mr./Mrs. einen Punkt als auch nach dem Namen einen Doppelpunkt. In die USA schreibt ihr also „Dear Mrs. Smith:“.

Andere englischsprachige Länder: Wenn euer Adressat in einem anderen englischsprachigen Land, wie z.B. Australien, Indien oder Südafrika zu Hause ist, dann verwendet ihr eine Mischung aus der britischen und amerikanischen Zeichensetzung. Kein Punkt nach Mr/Mrs, aber ein Komma nach dem Namen, also „Dear Mr Smith,“.

Die richtige Abschiedsformel

Wie auch die Begrüßungsformeln unterscheiden sich die Abschiedsformeln nach dem Grad der erforderlichen Formalität.

Wenn es sehr formell sein muss

„Yours faithfully“ – Entspricht „Mit freundlichen Grüßen“ und wird verwendet, wenn der Empfänger nicht bekannt ist (also bspw. bei Anrede mit „Ladies and Gentlemen“).

„Yours sincerely“ – Entspricht ebenso „Mit freundlichen Grüßen“, wird aber verwendet, wenn der Empfänger namentlich bekannt ist (also bspw. bei Anrede mit „Dear Mr Smith“).

Wenn es weniger formell sein kann

„Kind regards“ – Entspricht „Viele Grüße“.

„Best regards“ – Entspricht „Beste Grüße“.

Wenn es informell sein kann

„Best wishes“ – Entspricht „Herzliche/Liebe Grüße“.

„All the best“ – Entspricht „Alles Gute/Mach’s gut“.

„Cheers“ – Was wie ein englischer Trinkspruch klingt, ist in Wahrheit eine völlig gebräuchliche informelle Grußformel, die ihr am Ende eines Texts wie ein ganz normales „Thanks“ verwenden könnt.

„Lukas/Sophie“ – Eine Variante der Verabschiedung, die sich besonders im E-Mail Verkehr zunehmender Beliebtheit erfreut, ist die ausschließliche Verwendung des Namens. Einen sehr interessanten Artikel dazu findet ihr bei Bloomberg.

Fazit

Wir hoffen, euch mit diesen Hinweisen ein paar Pfade durch den Dschungel der englischen Gruß- und Abschiedsformeln gegeben zu haben. Last, but not least möchten wir euch den Tipp geben, im Internet nach praktischen Beispielen für Briefe und E-Mails zu suchen, wenn ihr euch diesbezüglich wirklich unsicher seid. Lest euch ein paar amerikanische oder britische Schreiben aus der Praxis durch, dann bekommt ihr ein gutes Gefühl dafür, wie native English speaker heutzutage Briefe und E-Mails schreiben. Denn eine Sprache lernt man immer noch am besten in der Praxis und nicht in der Theorie!