Die richtige Einleitung in englischen Briefen und E-Mails


Den richtigen Einstieg in einen Brief oder eine E-Mail zu finden, erweist sich für viele Menschen als die höchste Hürde beim Schreiben eines Textes. Wer kennt nicht die Situation, dass man minutenlang am Einleitungssatz herumdoktert, um ihn dann doch erst mal links liegen zu lassen und sich dem Hauptteil zu widmen. Damit ihr euch in Zukunft leichter tut mit der richtigen Einleitung in einen englischen Brief oder eine E-Mail, haben wir nachfolgend ein paar gute und häufig verwendete Beispielsätze für euch zusammengestellt.

Der richtige Einleitungssatz

The First Word is The Hardest Writing ConceptNatürlich gibt es in der Praxis die vielfältigsten Anlässe, einen Brief oder eine E-Mail zu schreiben. Damit ihr euch schneller zurechtfindet und nicht den ganzen Artikel am Stück lesen müsst, haben wir die Einleitungssätze in unterschiedliche „Anlassarten“ gruppiert.

Bestehender Kontakt

Wenn es bereits einen Kontakt zum Adressaten eures Schreibens gab, empfiehlt es sich natürlich, darauf Bezug zu nehmen. Vor allem Leuten, die täglich mit Korrespondenz bombardiert werden, erleichtert ihr so die Einordnung eures Schreibens.

„With reference to your email of…“ – Der wohl formellste Einstieg in ein Schreiben. Deshalb eher der Briefform vorbehalten und weniger in E-Mails gebräuchlich.

„In reply to your email…“ / „I am writing in response / with regard to…“ – Zwei weitere gute Einstiegssätze für ein formelles Schreiben, wenn ihr euch auf ein früheres Schreiben eures Empfängers beziehen wollt.

„Thank you for email concerning…“ – Ein etwas weniger formeller Einstiegssatz, der sich nichtsdestoweniger gut für Geschäftskorrespondenz eignet.

„Thanks for your mail.“ – Ein informeller Einstieg wenn man bereits häufiger Kontakt mit dem Adressaten hatte.

„I am following up on…“ – Eine sehr gebräuchliche Wendung wenn man sich auf einen bereits erfolgten Kontakt beziehen will.

„As per our discussion…“ / „In reference to our earlier conversion…“ – Ein eher formaler Bezug auf vergangenes Gespräch.

„As we discussed on…“ / „Regarding our conversation on…“ – Ein semi-formeller Bezug auf einen vergangenen Kontakt.

„It was a pleasure meeting you at the conference…“ – Wenn ihr den Adressaten bereits persönlich getroffen habt, könnt ihr euch natürlich auch gerne darauf beziehen.

„Thank you for your order of…“ / „This is to confirm that we have received…“ – Eine gute Formulierung wenn ihr den Eingang eines Auftrags oder Schreibens bestätigen wollt.

„After having received your address / contact details from…, I…“ – Wenn ihr dem Empfänger erklären wollt, woher ihr seine Kontaktdaten habt.

„After having seen your advertisement in…, I would like…“ – Wenn ihr euch auf eine Werbung eures Adressaten beziehen wollt.

Informationen geben

Einer der häufigsten Gründe für den Versand eines Briefes oder einer E-Mail ist es, dem Adressaten eine bestimmte Information mitzuteilen. Hier sind einige zu diesem Zweck passende Einleitungssätze.

„I am writing to inform you / to confirm / to ask for…“ – Die eher formelle Art.

„I wanted to update you on…“ – Eine sehr gebräuchliche Redewendung wenn es darum geht, jemanden auf den letzten Stand in einer Sache zu bringen.

„I wanted to let you know…“ / „Just a quick note to tell you that…“ / „ I thought you might be interested to hear about / know that…“ – Informelle Einleitungen, am besten für die E-Mail Korrespondenz geeignet.

„We are pleased / proud to announce…“ – Was sich etwas hochgestochen nach einer Einladung zu einer Hochzeit anhört, ist eine im Englischen sehr gebräuchliche Weise, eine Information auf formelle Art mitzuteilen. Und bitte daran denken, dass es sich dabei um eine positive Info handeln muss.

„We regret to accounce…“ – Das Gegenstück für die Mitteilung einer negativen Information.

„As you know…“ – Eine häufig gewählte Einleitung wenn man voraussetzen kann, dass dem Empfänger etwas bereits bekannt ist.

Informationen erhalten

Die folgenden Formulierungen bieten sich an, wenn ihr Informationen erhalten habt.

„I am glad to hear that…“ – Eine sehr neutrale Formulierung bei positiven Nachrichten.

„I am sorry to hear about…“ – Gleichermaßen neutral bei schlechten Nachrichten.

„This is great news.“ – Eine eher informelle Äußerung über gute Nachrichten.

Dank

Ein positiver Einstieg in einen Brief oder eine E-Mail ist selbstverständlich immer eine gute Empfehlung. Was liegt da näher, als euer Schreiben mit einem kleinen Dank zu beginnen.

„Thank you for providing/sending the requested information/documents.“ – Ein netter formeller Dank für die Zusendung von Informationen.

„Thank you for contacting us.“ / „Thank you for your inquiry.“ – Ein ratsamer Dank wenn euch ein Kunde erstmalig kontaktiert.

„Thanks for your reply.“ / „Thanks for getting back to me.“ – Eher informelle Dankesformeln für eine Antwort.

„I really appreciated all your help / advice.“ – Wenn ihr euch für Hilfe oder Ratschläge bedanken wollt.

„It was so kind of you to…“ – Eine sehr neutrale und allgemein einsetzbare Dankesformel.

„It was good / nice / great to hear from you again.“ – Ein sehr informeller Dank wenn ihr den Empfänger bereits besser kennt.

Erkundigung nach dem Wohlbefinden

Ebenfalls eine häufig verwendete Variante einer Einleitung ist die Frage, wie es dem Empfänger geht.

„I hope, this message finds you well!“ / „I hope you are well!“ – Ein sehr nützlicher und häufig verwendeter erste Satz in einem Brief oder einer E-Mail, besonders wenn man seit längerem keinen Kontakt mehr zum Empfänger hatte.

„I hope you are enjoying a fine summer / your vacation.“ – Wenn ihr wisst, was der Empfänger gerade so macht, könnt ihr euch selbstverständlich auch darauf beziehen.

„How are you?“ / „How’s everything going?“ – Die sehr informelle Erkundigung nach dem Wohlbefinden des Adressaten.

Anfrage / Nachfrage

Selbstverständlich werden Briefe und vor allem E-Mails häufig geschrieben, um eine Anfrage zu bzw. Nachfrage nach etwas zu stellen. Hier sind die besten Einleitungen dazu.

„I am writing to request / to inquire about…“ – Der formelle Klassiker einer Anfrage.

„I would appreciate it if you could…“ /„I was wondering if you could…“ / „I would be very grateful if you could…“ – Ebenfalls sehr formelle Arten der An-/Nachfrage.

„I am interested in finding out more about…“ /„ I would like to know if…“ – Eher semi-formelle Anfragesätze.

„Could / would you please…“ – Eine eher informelle Art der Nachfrage.

Entschuldigung

Immer unangenehm, aber hin und wieder muss man sich eben auch für etwas entschuldigen. Damit euch das (zumindest in sprachlicher Hinsicht) möglichst elegant gelingt, habt ihr folgende Phrasen zu Auswahl.

„Please accept my apologies for…“ / „I would like to apologize for…“ / „I sincerely apologize for…“ – Wenn die Entschuldigung sehr formell ausfallen muss.

„I am deeply sorry for…“ – Klingt auf Deutsch sehr nach Tränendrüse, ist aber auf Englisch absolut normaler Sprachgebrauch.

„I am afraid…“ – Die vielleicht wichtigste Einleitungsphrase für eine Entschuldigung auf Englisch, die ihr sehr häufig in der geschriebenen und gesprochenen Sprache antreffen könnt. Ideal, um schlechte Nachrichten etwas weniger schlimm zu verpacken oder kleinere Verfehlungen abzumildern.

Einladung

Wenn der Zweck eures Schreibens eine Einladung ist, dann bieten sich die folgenden Einleitungssätze an.

„We would like to cordially invite you to…“ / „You are cordially invited to attend…“ / „We would be delighted if you joined us…“ – Die sehr formelle Art der Einladung, die sich dementsprechend für sehr formelle Anlässe eignet.

„We would like to invite you to…“ / „You are invited to attend…“ – Die wahrscheinlich am meisten genutzte, neutrale Form der Einladung. Für den normalen Geschäftsgebrauch, in dem es i.d.R. ja nicht um Hochzeiten und Dinnerparties mit der Queen geht, völlig akzeptabel.

„Would you like to come / go to see…?“ / „Any chance you’d like to…?“ – Die informelle Art der Einladung.

Glückwünsche

Glückwünsche sind selbstverständlich immer ein schöner Anlass, jemandem zu schreiben. Mit den folgenden Wendungen kommen eure Wünsche auch sprachlich richtig gut an.

„Congratulations on your…“ / „Congratulations on being…“ – Der klassische Glückwunsch zu etwas, bspw. einer Beförderung.

„I was pleased / happy to hear about…“ – Eine Redewendung, die auf Deutsch etwas komisch klingt, auf Englisch jedoch täglicher Sprachgebrauch ist.

Erinnerung

Wenn ihr jemandem das Gedächtnis auffrischen müsst, dann bietet sich eine der folgenden Einleitungen an.

„Have you had a chance to…?“ – Das Äquivalent zu „Hatten Sie bereits Gelegenheit…“, also der höfliche Hinweis, eine Aufgabe zu erledigen.

„Just a brief / friendly reminder that…“ / „Just a quick note to remind you about…“ – Eine semi-formelle Art der Erinnerung.

„Just checking on the status of…“ – Ebenfalls eine Erinnerung, eine Aufgabe zu erledigen, aber eher auf informelle Art.

Schlechte Nachrichten

Manchmal müssen leider auch schlechte Nachrichten überbracht werden. Diese Redewendungen eignen sich bestens dazu, sodass der Text der Nachricht wenigstens nicht schlecht klingt.

„We are sorry to inform you…“ / „We regret to inform you…“ / „We regret to announce…“ – Die klassische Form der Mitteilung einer schlechten Nachricht.

„Due to (reason) we are unable to…“ – Wenn ihr den Grund mit angeben wollt, warum etwas nicht funktioniert hat.

„After evaluating / consulting with…“ – Eine häufig verwendete Phrase, wenn ihr ausdrücken wollt, dass ihr euch Mühe bei der Beurteilung eines Sachverhalts gegeben habt.

„Despite our best efforts…“ – Wenn ihr zum Ausdruck bringen wollt, dass etwas trotz eurer besten Bemühungen nicht geklappt hat.

Verspätung

Die richtigen Worte, wenn ihr euch für eine verspätete Antwort entschuldigen müsst.

„Please excuse the delay in responding to…“ / „I apologize for the delayed response.“ – Die formelle Art der Entschuldigung.

„Sorry for taking so long to get back to you.“ – Die eher informelle Art der Entschuldigung.

Zahlungsaufforderung

Dass ihr jemanden an eine ausstehende Zahlung erinnern müsst, kommt natürlich auch hin und wieder im Geschäftsleben vor. Hier sind die richtigen Formulierungen dazu.

„Our records show…“ / „According to our records…“ / „This is a reminder that…“ – Eine sehr höflich-neutrale Aufforderung zur Zahlung.

„Please note that your payment is now overdue.“ – Bei weiteren Mahnungen könnt ihr selbstverständlich einen etwas schärferen Ton anschlagen.

Beschwerde

Man würde es ja gerne vermeiden, aber manchmal ist man eben auch mit einer Beschwerde eines Kunden/Geschäftspartners konfrontiert. Damit ihr sprachlich adäquat darauf reagiert, sollte ihr eine der folgenden Formulierungen wählen.

„Thank you for taking the time to write us.“ – Eher formell und für Briefe geeignet.

„Thank you for letting us know about…“ / „Thank you for informing us about…“ – Ein Dank an den Kunden/Geschäftspartner für die Mitteilung eines Problems sollte am Beginn eines Schreibens selbstverständlich sein. Die eigentliche Entschuldigung kommt dann später im Text. Siehe dazu auch den Abschnitt „Entschuldigung“.

Bewerbung

In Bezug auf Bewerbungen gibt es so viele nützliche und gebräuchliche Einleitungssätze, dass wir euch der Einfachheit halber auf zwei sehr gute Quelle aufmerksam machen wollen.

https://www.thebalance.com/cover-letter-opening-sentences-examples-2061030

https://www.livecareer.com/cover-letter-tips/writing/opening-statements

Fazit

Unser kleiner Ratgeber zum Thema „Einleitungssätze“ konnte euch natürlich nur einen sehr kleinen Ausschnitt aus der Vielzahl der möglichen Formulierungen geben. Wenn ihr eine andere Formulierung wählen wollt und euch nicht sicher seid, ob diese auf Englisch gebräuchlich ist, dann googelt sie doch einfach und seht in den Suchresultaten nach, in welchen Quellen sie vorkommt und wie sie verwendet wird. Wichtig ist nur, dass ihr dabei beachtet, wie formell der Satz ist und dementsprechend Acht gebt, keine lockere E-Mail Formulierung in einem hochoffiziellen Brief zu verwenden. Also „Thanks for your email! How is everything going?“ an die Queen zu schreiben, wäre eher unangebracht (sofern die Queen überhaupt E-Mails schreibt).

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